D. ALASAN MEREKAM INFORMASI
Informasi yang dibuat manusia ataupun badan korporasi (perusahaan, departemen, instansi, yayasan, dan sejenisnya) dapat berupa informasi terekam dan informasi tak terekam. Informasi terekam ini dapat dibagi menurut jenis medianya, seperti media grafis, media elektronik, dan audiovisual. Media grafis berarti informasi direkam dalam bentuk grafis atau dicetak. Contohnya, buku, majalah, laporan, dan formulir. Apabila direkam dalam bentuk elektronik, untuk menyimpan dan membacanya memerlukan gawai khusus. Contohnya, disket, kaset, atau piringan hitam. Audiovisual adalah informasi terekam yang dapat dipandang dan didengar dengan menggunakan gawai khusus ataupun tanpa gawai khusus. Contohnya, film, video, dan kaset yang memerlukan gawai khusus untuk membaca atau mendengarkan. Contohnya, gambar yang tidak memerlukan gawai khusus, tetapi memerlukan pancaindra (mata dan telinga) untuk membaca atau mendengarnya adalah globe. Globe: gambar tidak dimasukkan ke kelompok media grafis karena tidak dicetak. Apa pun bentuknya, informasi terekam merupakan dokumen. Jadi, dokumen adalah informasi terekam dengan tidak memandang medianya. Istilah dokumen sinonim dengan rekaman.
Timbul Pertanyaan Mengapa Manusia Merekam Informasi?
Manusia merekam informasi karena berbagai alasan. Pertama, alasan pribadi. Manusia menulis surat, membuat puisi, mengarang buku, membuat pidato, dan menyusun silsilah. Rekaman pribadi yang menyangkut kapasitas pribadi, individu, dan keluarga dapat berupa dokumen yang bermakna dalam kehidupan, seperti akta kelahiran, surat nikah, dan surat kematian. Dokumen ini dapat berupa kertas, rekaman gambar (misalnya, rekaman perkawinan), dan rekaman suara. Riwayat hidup yang ditulis untuk masa kini (seperti buku harian) atau urut mundur (retrospektif) adalah memoir. Autobiografi merupakan komunikasi langsung. Beberapa rekaman ini mungkin boleh dilihat orang lain, tetapi yang utama adalah memori pribadi.
Kedua, merekam informasi adalah alasan sosial. Manusia tidak hidup sendiri, dia hidup dalam sebuah kelompok. Manusia merupakan bagian dari organisasi sosial yang berdasarkan minat bersama akan menghasilkan rekaman tentang kegiatan mereka, baik sebagai perorangan maupun sebagai bagian organisasi sosial. Contohnya, seseorang yang menjadi anggota sebuah lingkungan masyarakat perlu mendaftarkan diri, membuat kartu tanda penduduk, dan kartu keluarga. Apabila dia menjadi anggota sebuah organisasi, misalnya organisasi masyarakat, perorangan perlu mendaftar untuk memperoleh kartu anggota. Organisasi masyarakat ini bertemu, melakukan rapat, dan menjalankan kegiatan. Semua itu direkam dalam bentuk notulen, daftar hadir, senarai anggota, rekaman program khusus, dan rekaman yang menyangkut aktivitas sosial. Kegiatan politis menghasilkan rekaman berupa keuangan organisasi, rapat pimpinan, kampanye, dan pemilihan ketua umum.
Ketiga, alasan ekonomis. Seseorang atau sebuah badan yang memperoleh uang, mengelola, dan membelanjakannya akan menghasilkan data terekam yang berguna bagi perorangan ataupun badan korporasi. Jadi, ini untuk kepentingan pribadi atau kolektif. Rekaman tersebut perlu untuk mengetahui dana yang masih ada, pengeluaran yang telah dilakukan, uang yang masih dipinjam, serta uang yang ditanam di perusahaan lain, bank, dan sebagainya. Sebuah perusahaan menerima, mengerjakan pegawai, dan kadang-kadang memecat pegawai memerlukan informasi terekam untuk pimpinan dan karyawan. Manusia dan badan korporasi memandang penting kegiatan ekonomi karena itu sering kali rekaman informasi yang dihasilkan dibuat ganda. Misalnya, bank menyimpan neraca rekening Anda, satu untuk pembaca simpan dan neraca lain disimpan di bank. Apabila pembaca menerima uang dari sebuah perusahaan, acap kali pembaca harus menandatangani tanda terima rangkap, mungkin rangkap dua, bahkan adakalanya rangkap 16. Adanya penggandaan rekaman aktivitas ekonomi ini diperlukan untuk kepentingan pemeriksaan dan mengarahkan pada kecermatan catatan.
Keempat, alasan hukum. Badan pemerintah merupakan perekam informasi untuk berbagai keperluan. Rekaman informasi ini digunakan untuk berbagai keperluan, misalnya untuk melindungi dan melayani masyarakat, seperti menyimpan informasi untuk kepentingan surat tanda kelakuan baik. Catatan kepemilikan sebuah rumah direkam oleh pemerintah untuk melindungi hak pemilik sebenarnya. Secara singkat, bukti kepemilikan serta kontrak berbagai jenis keperluan (rumah dan pekerjaan) menghasilkan informasi terekam (di sini dalam bentuk tertulis) yang diperlukan untuk masa kini ataupun masa mendatang. Surat kontrak dengan pembangun (developer dan real estate), persetujuan untuk melaksanakan tugas tertentu, kontrak rumah, dan bukti kewarganegaraan merupakan dokumentasi hubungan sosial yang berlangsung dalam konteks sistem hukum sebuah masyarakat. Juga, rekaman tertulis yang dihasilkan atau dikumpulkan oleh pengadilan (perdata, pidana, administrasi, dan militer) merupakan informasi terekam yang berkaitan dengan masalah hukum.
Kelima, merekam informasi adalah alasan instrumental. Semua rekaman atau dokumen memiliki fungsi, tetapi banyak di antaranya dirancang untuk melaksanakan tugas tertentu. Ini terjadi karena dokumen tersebut sengaja dibuat atau karena ada. Misalnya, gambar arsitektur dan cetak biru (blue print) tatkala dibuat sudah ada tujuan instrumental. Gambar arsitektur dan cetak biru dibuat untuk merancang bangunan yang memenuhi syarat teknis tertentu, memenuhi syarat keindahan, tidak roboh, dan dapat dihuni. Jadi, sejak semula, gambar arsitektur dibuat untuk tujuan instrumental walaupun tujuan instrumentalnya sudah berubah. Walaupun gambar arsitektur sebuah bangunan dibuat 25 tahun lalu, dapat digunakan untuk merenovasi gedung, mengkaji gaya arsitektur dari berbagai periode, atau mengkajinya sebagai sebuah karya seni. Namun, ketika gambar arsitektur tersebut dibuat 25 tahun yang lalu, tujuannya adalah instrumental untuk membuat sebuah bangunan. Peta dan rekaman navigasi digunakan untuk bepergian dari sebuah tempat ke tempat lain, untuk mempelajari geografi sebuah daerah, atau untuk membuktikan bahwa daerah tersebut telah dijelajahi. Apabila pembaca memperhatikan peta dari abad lampau, masih ada daerah kosong yang berarti daerah tersebut belum dijelajahi manusia. Data ilmiah dan observasi memungkinkan analisis lebih lanjut sehingga dapat melakukan eksperimen, memahami sebuah gejala, atau meramalkan apa yang akan terjadi. Apabila pembaca membeli gembok, rekaman informasi yang menyertai gembok tersebut merupakan instrumental untuk membuka dan menutup gembok.
Keenam, tujuan simbolis. Beberapa rekaman tidak selalu memiliki kepentingan praktis, adakalanya kepentingan simbolis. Pada beberapa universitas di Eropa dan beberapa perguruan tinggi di Amerika Serikat, ijazah yang dikeluarkan ditulis dalam bahasa Latin yang mungkin tidak dipahami si penerima. Ijazah tersebut merupakan simbol keberhasilan seseorang mencapai jenjang akademis. Perhatikan ijazah doktor yang dikeluarkan oleh sebuah universitas negeri Belanda yang tertulis dalam bahasa Latin.
Ketujuh, hal ini demi pengembangan ilmu pengetahuan. Ilmuwan yang melakukan penelitian akan menyebarkan hasil penelitiannya kepada orang lain dalam bentuk informasi terekam. Informasi tersebut berguna bagi ilmuwan manakala ilmuwan tersebut ingin melakukan penelitian sejenis. Dia tidak perlu lagi melakukan hal yang sama karena sudah dilakukan ilmuwan lain. Dengan demikian, ilmu pengetahuan merupakan kumulasi dari pengetahuan lainnya dan kumulasi ini diwujudkan dalam bentuk informasi terekam.
Sumber : http://repository.ut.ac.id/3908/1/ASIP4101-M1.pdf
MK Academy – Gedung Graha Pool, Jl Merdeka No 110 Kota Bogor
Whatsapp/HP 0813-1517-8523 | Telp 0251 8570150
Email : info@mktraining.co.id | info@mkacademy.id
Social Media : IG @mkacademy.id | FB hidayatMKacademy | Tiktok @mkacademy22
