Sistem Manajemen Mutu Laboratorium
1. Prinsip Manajemen Mutu
Organisasi laboratorium perlu diarahkan dan dikendalikan secara sistematis dan transparan agar bisa berhasil mencapai tujuan. Keberhasilan ini dapat dicapai melalui pengimplementasian dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang didesain untuk selalu memperbaiki efektivitas dan efisiensi kinerja sambil mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.
Untuk itu, mari kita mempelajari SMM lebih lanjut dan lebih lengkap melalui materi di bawah ini. Berdasarkan Standar SNI ISO 9000, ada 8 dasar Manajeman Mutu yang dapat dipakai oleh kepala/pimpinan laboratorium sebagai manajemen puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja organisasi.
Hal ini disebabkan pendekatan SMM mengajak organisasi laboratorium untuk menganalisis persyaratan Pelanggan, menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian kualitas produk (kualitas data hasil pengujian/pemeriksaan yang dituangkan dalam sebuah hasil laporan pemeriksaan yang diterima Pelanggan) dan menjaga semua proses dapat berjalan dan terkendali dengan baik.
Selain itu, SMM memberi keyakinan pada organisasi laboratorium dan Pelanggannya bahwa sistem tersebut mampu memberikan data hasil pengujian/pemeriksaan secara konsisten memenuhi persyaratan. Dengan demikian, SMM adalah bagian dari sistem manajemen organisasi yang memfokuskan perhatiannya pada pencapaian hasil, berkaitan dengan sasaran mutu untuk memuaskan kebutuhan, harapan, dan persyaratan dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Sehubungan dengan hal tersebut, laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem,
program, prosedur, dan instruksi sejauh yang diperlukan untuk menjamin mutu hasil pengujian/pemeriksaan yang dihasilkan tetap konsisten.
Dokumentasi dari sistem tersebut harus ditetapkan, dikomunikasikan, dimengerti, diterapkan, serta dipelihara dan efektivitasnya terus diperbaiki sesuai dengan standar SMM yang berlaku
2. Sistem Manajemen dan Proses
Kepala/pimpinan laboratorium sebagai manajemen puncak hendaknya menetapkan organisasi yang berorientasi pada Pelanggan dengan menetapkan sistem dan proses yang dapat dipahami dengan jelas, dikelola dan diperbaiki baik efektivitas maupun efisiensinya.
Selain itu, Kepala/Pimpinan Laboratorium sebagai manajemen puncak harus memastikan operasi dan kendali proses yang efektif dan efisien serta menjamin sarana dan data yang dipakai untuk menentukan kinerja organisasi yang memuaskan.
Sebagai contoh kegiatan untuk menetapkan organisasi laboratorium yang berorientasi pada pelanggan perlu senantiasa dilakukan dan diperhatikan. Penentuan dan penggalakkan proses yang mengarah ke perbaikan kinerja organisasi laboratorium.
a. Penghimpunan dan penggunaan data serta informasi proses secara berkesinambungan.
b. Pengarahan kemajuan menuju perbaikan berkesinambungan
c. Penggunaan metode yang sesuai untuk mengevaluasi perbaikan proses SMM seperti audit dan kaji ulang manajemen.
Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan standar yang telah diatur dalam ISO SNI 9000 apabila organisasi laboratorium memilih untuk menyerahkan proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian laporan hasil pengujian/pemeriksaan pada persyaratan kepada pihak lain, maka organisasi tersebut harus memastikan adanya kendali pada proses tersebut.
Kendali pada proses yang diserahkan kepada pihak lain tersebut harus ditunjukkan dan ditetapkan secara jelas dalam SMM. Proses-proses yang yang diperlukan untuk SMM hendaknya mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, pengukuran dan realisasi hasil dalam bentuk laporan hasil pengujian/pemeriksaan Laboratorium yang akan dikeluarkan.
Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus menerus pada hubungan di antara setiap proses yang ada dalam sistem proses maupun kombinasi dan interaksi di antara prosesproses tersebut. Bila dipakai dalam SMM, pendekatan seperti ini menekankan pentingnya :
a. Pemahaman dan pemenuhan persyaratan
b. Kebutuhan untuk mempertimbangkan proses dalam pengertian nilai tambah
c. Perolehan hasil kinerja dan keefektifan proses
d. Perbaikan berkelanjutan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif
3. Konsep Manajemen Mutu Laboratorium
Ada beberapa definisi yang menetapkan tentang mutu suatu produk atau jasa.
a. Menurut ISO SNl 9000: mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan.
b. Menurut Deming : mutu tidak berarti segala sesuatu yang terbaik, tetapi pemberian kepada Pelanggan tentang apa yang mereka inginkan dengan tingkat kesamaan yang dapat diprediksi serta tergantungannya terhadap harga yang mereka bayar
c. Menurut Crosby : mutu adalah pemenuhan persyaratan dengan meminimalkan kerusakan yang mungkin timbul yaitu standard of zero defect atau memperlakukan prinsip benar sejak awal
d. Menurut Juran : mutu adalah memenuhi tujuannya Sedangkan definisi lain menyatakan bahwa mutu adalah pemberian nilai kepada Pelanggan untuk uang yang telah dibayarnya.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa mutu sangat tergantung pada situasi dan kondisi serta orang yang terlibat dalam menentukan suatu mutu. Sebagai contoh, kebutuhan satu konsumen dapat berbeda dengan kebutuhan konsumen lainnya.
Ada beberapa kebijakan dan prosedur lainnya yang dibutuhkan di laboratorium klinik diantaranya:
a. Siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakan kaji ulang bahwa kebijakan atau prosedur dilaksanakan?
b. kegiatan apa yang berhubungan?
c. siapa yang melaksanakan kegiatan tersebut?
d. kapan, di mana, dan bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan?
e. sumber daya apa yang digunakan?
f. rekaman apa yang harus disimpan?
g. laporan apa yang diterbitkan?
4, Kebijakan Mutu
Untuk dapat mempertahankan konsistensi mutu data hasil pengujian/pemeriksaan Laboratorium yang absah/valid dan tak terbantahkan, laboratorium pengujian/pemeriksaan Laboratorium hendaknya merencanakan semua kegiatannya secara sistematik, sehingga memberikan kepercayaan kepada Pelanggan bahwa data yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan mutu.
Hal ini memungkinkan apabila laboratorium telah menetapkan, menerapkan, dan memelihara SMM yang sesuai dengan ruang lingkup kegiatannya. Dengan kata lain antara struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya untuk menerapkan manajemen mutu harus terpadu.
Unsur Sistem Manajemen Mutu (SMM) tersebut harus didokumentasikan, dikomunikasikan, dimengerti, dan diterapkan oleh semua Personel laboratorium di seluruh tingkatan organisasi.
Perlu dipahami bahwa SMM harus dikembangkan menjadi dokumen kerja yang merinci kebijakan dan sasaran serta keterikatannya pada praktik berlaboratorium yang baik dan benar. Dokumen tersebut dapat bermanfaat jika langkah yang diuraikan diikuti dengan benar oleh personel yang tepat.
Dokumen SMM penting untuk memberikan pengakuan terhadap mutu laboratorium secara menyeluruh tetapi yang lebih penting adalah penerapan SMM yang berhasil dan berdaya guna. Karena itu, dokumen SMM harus ditinjau kembali sedikitnya sekali dalam setahun oleh personel yang berwenang untuk menjamin kesesuaian dan keefektifannya secara berkesinambungan serta melakukan perubahan atau penyempurnaan jika diperlukan.
Beberapa pernyataan kebijakan mutu yang digunakan di laboratorium klinik:
- Komitmen manajemen laboratorium pada praktik profesional yang baik dan pada mutu pengujian/pemeriksaan dalam melayani dan memenuhi kebutuhan pelanggan
- Pernyataan manajemen untuk standar pelayanan laboratorium
- Tujuan dari sistem manajemen berkaitan dengan mutu
- Persyaratan yang menyatakan bahwa semua personel yang terlibat dalam kegiatan pengujian/pemeriksaan di laboratorium harus memahami dokumentasi mutu dan menerapkan kebijakan serta prosedur dalam pekerjaan mereka
e. Komitmen manajemen laboratorium untuk menyesuaikan diri dengan standar SMM laboratorium berdasarkan persyaratan akreditasi yang telah ditetapkan dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitas sistem manajemen.
Dalam menetapkan kebijakan mutu, ada beberapan pertimbangan yang harus dilakukan oleh kepala/pimpinan laboratorium sebagai manajemen puncak: yaitu
- Tingkat dan tipe perbaikan mendatang yang dibutuhkan bagi keberhasilan organisasi.
- Tingkat kepuasan Pelanggan yang diharapkan atau diinginkan.
- Pengembangan Personel dalam organisasi.
- Kebutuhan dan harapan pihak lain yang berkepentingan.
- Sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan akreditasi yang telah ditetapkan.
- Kontribusi potensial dari pemasok dan mitra.
5. Sasaran Mutu
Kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan oleh laboratorium untuk memberikan fokus perhatian dalam mengarahkan organisasi. Keduanya menentukan hasil yang diinginkan dan membantu organisasi dalam penggunaan sumber dayanya untuk mencapai hasil yang dimaksud.
Perencanaan strategis organisasi dan kebijakan mutu menyediakan kerangka kerja bagi penetapan dan peninjauan sasaran mutu. Berdasarkan ISO SNl 9000, sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu. Dengan demikian Kepala/Pimpinan Laboratorium sebagai manajemen puncak hendaknya menetapkan sasaran mutu yang menuju perbaikan kinerja organisasi.
Sasaran mutu perlu konsisten dengan kebijakan mutu dan konsisten dengan perbaikan berkesinambungan serta pencapaiannya harus terukur sehingga memungkinkan tinjauan oleh manajemen secara efektif dan efisien.
Karena itu, pencapaian sasaran mutu dapat berdampak positif pada mutu pelayanan serta data hasil pengujian/pemeriksaan, keefektifan operasional dan kinerja keuangan sehingga dengan demikian berdampak pada kepuasan dan keyakinan pihak yang berkepentingan.
Sasaran mutu yang telah ditetapkan hendaknya dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga semua Personel di seluruh tingkatan organisasi dapat memberi sumbangan pada pencapaiannya. Tanggung jawab penyebarluasan sasaran mutu hendaknya ditentukan dan ditinjau secara sistematis serta direvisi seperlunya.
Dengan demikian sasaran mutu merupakan pendukung kebijakan mutu dengan mengfungsikan sumber daya yang tersedia dan sistem manajemen yang tersusun dari komponen SMM.
6. Tahapan dan Strategi
Tahapan dan strategi menjadi bagian yang penting dalam mengenali sistem manajemen Laboratorium yang kita inginkan, Anda harus memahami terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus dikenali dalam sistem manajemen laboratorium. Mari kita mulai membicarakan tentang pengenalan apa saja yang harus kita ketahui dalam tahapan ini;
- Mengenali definisi dan ruang lingkup suatu Laboratorium Klinik Melalui modul ini mahasiswa dapat mengenali dan membedakan jenis-jenis laboratorium sesuai dengan ruang lingkupnya.
- Mengenali manajemen yang ada di sebuah Laboratorium klinik melalui modul ini mahasiswa diharapkan dapat mengetahui ruang lingkup apa saja yang termasuk dalam manajemen laboratorium klinik sehingga mahasiswa dapat mencari dan menggali sendiri secara lebih aktif manfaat dan fungsi manajemen dan mengoptimalkan semua kemampuan dan potensi belajar yang dimilikinya untuk mengetahui pentingnya manajemen untuk sebuah laboratorium klinik.
- Memahami pentingnya standar SMM di sebuah laboratorium klinik. Melalui modul ini mahasiswa dapat mengenali standar SMM yang ada di laboratorium tempat kerja/praktek dan melihat kesesuaiannya dalam aplikasi kerja/praktek sesuai standar akreditasi yang dipersyaratkan.
Sumber
Judul: Aplikasi Sistem Informasi dan Manajemen Laboratorium
Penulis: Tetty Resmiaty, S.KM, Reno Sari, S.ST., MARS.
Pengembang Desain: Dra. Lis Setiawati, M.Pd.
