Standar ISO 21001 dalam Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan

Standar ISO 21001 adalah suatu standar yang berisi persyaratan terkait sistem manajemen mutu yang diterbitkan oleh ISO (Internationa Organization for Standarization). IOS adalah organisasi dunia yang mengelola seluruh standar-standar yang berlaku di negara-negara anggotanya dari seluruh dunia. Berdasarkan pada data di tahun 2020, terdapat 165 anggota ISO, lalu terdapat beberapa kategori keanggotaan yang ditawarkan  oleh ISO tersebut yaitu; anggota penuh (full member atau member body), anggota koresponden (correspondent member), dan anggota pelanggan (subscriber member), dengan kantor pusatnya di Geneva, Swiss. Tugas utama ISO adalah melakukan harmonisasi dan sinkronisasi atas standar-standar yang berlaku didunia, baik standar yang terkait produk maupun standar yang terkait dengan proses atau sistem manajemen. Analog dengan FIFA (Federation Internationale de Football Association) yang menjadi organisasi pengelola kegiatan persepakbolaan seluruh dunia beranggotakan seluruh organisasi sepakbola masing masing negara anggotanya, demikian pula ISO adalah organisasi dunia yang mengelola standarisasi yang beranggotakan badan-badan standarisasi nasional masing-masing negara anggotanya. Di Indonesia, seperti yang kita ketahui, Badan Standarisasi Nasional adalah lembaga yang menjadi anggota ISO dengan produk standar yang dihasilkan disebut Standar Nasional Indonesia (SNI).

ISO 21001:2018 adalah standar acuan internasional bagi organisasi yang ingin membangun dan menerapan sistem manajemen berdasarkan suatu kebutuhan kritis dan berkelanjutan. Bagi organisasi pendidikan standar tersebut untuk mengevaluasi sejauh mana mereka memenuhi persyaratan peserta didik dan penerima manfaat lainnya, serta pihak lain yang terkait dan untuk meningkatkan kemampuan organisasi, untuk terus melakukan peningkatan kinerja.

Standar ISO 21001:2018 merupakan standar persyaratan manajemen dengan panduan penerapannya dan bukan standar spesifik produk. Standar persyaratan manajemen lain yang kita kenal, misalnya standar manajemen mutu (ISO 9001), standar manajemen lingkungan (ISO 14001), standar manajemen keamanan pangan (ISO 22000), standar manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (ISO 45001), dan lain-lain. Adapun standar yang terkait dengan spesifikasi produk misalnya adalah standar kode negara (ISO 3166), Standar pipa dan fitting (ISO 7246), standar kode mata uang (ISO 4217), dan lain-lain. Sebagai standar persyaratan manajemen, maka ISO 9001 adalah berisi serangkaian pasal-pasal persyaratan yang menjamin konsistensi dari proses manajemen terkait dengan mutu dalam suatu sistem.

Pasal-pasal dalam ISO 21001:2018 berisi apa saja yang harus dilakukan (what to do), dan bagi organisasi yang hendak mengadopsinya, membangun sistem manajemen organisasi pendidikannya masing-masing sehingga terbangun suatu sistem manajemen yang menjelaskan bagaimana melakukan rangkaian kegiatan yang disyaratkan tersebut (how to do) secara spesifik di dalam organisasinya masing-masing. Rancangan dan Implementasi dari sistem manajemen mutu masing-masing organisasi berbeda karena pada hakikatnya setiap organisasi memiliki tujuan, latar belakang, struktur, resiko, produk, ukuran, kompleksitas proses, dan kompetensi sumber daya yang berbeda-beda. jadi standar sistem manajemen mutu ISO 21001:2018 yang berisikan persyaratan yang harus diadopsi oleh organisasi tidak dimaksudkan untuk menyeragamkan sistem manajemen organisasi-organisasi yang mengadopsinya. Hal ini disebutkan secara eksplisit dalam bab pengantar standar ISO 21001:2018. Namun sering terjadi persoalan, ketika satu organisasi dengan jalan pintas melakukan duplikasi (copy) semua dokumen sistem manajemen mutunya dari organisasi lain yang dianggap sudah berhasil menerapkannya. Inilah hal yang pertama dan utama yang harus dihindari oleh organisasi yang hendak menerapkan sistem manajemen mutu.

Standar ISO 21001:2018 memberikan persyaratan yang harus diadopsi oleh suatu organisasi pendidikan dalam suatu sistem manajemen organisasinya dan kemudian melaksanakannya dengan konsisten. Sebagai acuan apakah suatu organisasi sudah sesuai atau belum sesuai dengan kriteria persyaratan ISO 21001:2018 yang berlaku umum diseluruh dunia, maka organisasi pendidikan dapat mengajukan sertifikasi atas persyaratan yang telah di adopsi dan telah dilaksanakan dalam seluruh kegiatan operasionalnya. Badan sertifikasi yang telah memiliki akreditasi dapat memberikan penilaian (certification audit) dan mengeluarkan sertifikat ISO 21001:2018 sebagai bukti bahwa organisasi pendidikan tersebut telah memenuhi semua persyaratan yang tertulis dalam ISO 21001:2018. Sertifikat ini berlaku tiga tahun dan secara regular dalam waktu enam bulan atau satu tahun sekali, badan sertifikasi tadi akan melakukan audit kembali (surveillance audit).

Standar ISO 21001:2018 memberikan persyaratan terkait sistem manajemen yang berlaku umum diseluruh dunia dan berlaku bagi organisasi pendidikan dalam rangka menyediakan produk dan layanan pendidikan yang mampu memenuhi persyaratan peserta didik dan penerima manfaat lainnya. Jadi ISO 21001:2018 adalah standar acuan internasional bagi organisasi yang ingin membangun dan menerapkan sistem manajemen berdasarkan suatu kebutuhan kritis dan berkelanjutan bagi organisasi pendidikan untuk mengevaluasi sejauh mana mereka memenuhi persyaratan peserta didik dan penerima manfaat lainnya, serta pihak terkait lainnya dan untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk terus melakukannya. Suatu organisasi pendidikan dapat saja membangun sistem manajemen organisasi pendidikannya tanpa terkait dengan standar ISO 21001:2018 atau sebaliknya bagi organisasi pendidikan yang telah membangun dan menerapkan sistem manajemen berdasarkan ISO 21001:2018 tidak juga harus mengajukan sertifikasi.

Sertifikasi ISO 21001:2018 lebih diarahkan sebagai bentuk pengakuan atau suatu persyaratan administratif yang biasa diminta oleh organisasi pendidikan dalam suatu supra sistem rantai pasok (supply chain) produk tertentu. Oleh karena itu, sangat dianjurkan organisasi pendidikan yang membangun dan menerapkan sistem manajemen organisasi pendidikan ini terutama adalah untuk kebutuhan dan kepentingan pengelolaan kinerja organisasi dalam kaitannya sistem manajemen dan bukan demi lembar sertifikat. Dalam bab ruang lingku ISO 21001:2018 dikatakan bahwa manfaat potensial bagi organisasi yang menerapkan sistem manajemen ini adalah :

1. Penyelarasan sasaran dan kegiatan dengan kebijakan yang lebih baik (termasuk misi dan visi)
2. Meningkatkan tanggung jawab sosial dengan menyediakan pendidikan berkualitaas yang inklusif dan setara untuk semua
3. Pembelajaran yang lebih personal dan respon yang efektif untuk semua peserta didik dan khususnya untuk peserta didik dengan kebutuhan pendidikan khusus, peserta didik jarak jauh dan kesempatan belajar seumur hidup
4. Proses yang konsisten dan alat evaluasi untuk mendemonstrasikan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
5. Meningkatkan kredibilitas organisasi
6. Sebuah saran yang memungkinkan organisasi pendidikan untuk menunjukan komitmen mereka terhadap praktik manajemen pendidikan yang efektif
7. Sebuah budaya untuk peningkatan organisasi
8. Harmonisasi standar regional, nasional, terbuka, kepemilikan dan standar lainnya dalam rangka internasional
9. Memperluas partisipasi pihak yang berkepentingan
10. Menstimulasi keunggulan dan inovasi